Pour les groupes de restauration à l’instar du groupe Fitz ou de la maison Guéret, l’une des clés d’une gestion efficace de leurs multiples établissements réside dans la capacité des restaurateurs à s’entourer des personnes compétentes mais surtout d’outils dotés de fonctionnalités multi-sites. Gain de temps, centralisation des données, reportings consolidés : les avantages sont multiples.
Chaîne de restaurants, restaurants multi-sites : des défis prégnants
Qu’il s’agisse de restaurants, de cafés, de fast-foods ou de franchises, les gérants rencontrent des défis communs qui nécessitent des processus bien en place pour y faire face. L’un des premiers défis ? Une maîtrise des coûts de matière première et des stocks est primordiale pour assurer un juste approvisionnement des établissements de manière égale.
De même, la planification des menus représente un véritable numéro d’équilibriste : une simple mise à jour des menus ou des prix devient très vite chronophage lorsque les restaurateurs doivent gérer plusieurs enseignes.
Enfin, l’optimisation des opérations requiert la collecte et l’analyse de données éparses et dispersées sur différents sites : là encore, perte de temps et erreurs potentielles peuvent caractériser l’épluchage de ces données - prépondérantes pour prendre des décisions stratégiques informées.
Suivi des coûts : la centralisation est clé !
Une gestion précise des achats d'ingrédients est essentielle pour une maîtrise optimale des coûts. En optant pour des solutions de gestion des stocks intégrées à leur système de caisse, les restaurateurs accèdent à des données cruciales concernant les coûts de leurs plats et les ingrédients utilisés dans chacun de leurs établissements.
Afin d'éviter les problèmes de surstockage ou de sous-stockage d'ingrédients essentiels, qui peuvent avoir un impact négatif sur l'expérience client, un suivi méticuleux des stocks et des approvisionnements centralisé offre l'avantage d'offrir une vue globale à 360 degrés des performances de chaque établissement, le tout sans nécessiter de déplacements inutiles.
Ainsi, des logiciels de caisse tout-en-un permettent en quelques clics de garder un oeil sur les niveaux de stocks, d’effectuer un suivi du gaspillage, d’élaborer des recettes, de passer des commandes, de réceptionner des produits des fournisseurs et d’analyser sa rentabilité - le tout depuis une plateforme unique, quel que soit le nombre d'établissements.
Une gestion des stocks en temps réel
La gestion de plusieurs établissements peut rapidement devenir une tâche chronophage lorsqu'il s'agit de surveiller les stocks. Un logiciel de gestion de stocks présente l’avantage de suivre les mouvements d'entrées et de sorties de l’inventaire et d’éviter les ruptures de stock éventuelles.
D’autres outils vont plus loin en automatisant le processus de réapprovisionnement dès que le seuil critique est atteint. Les restaurateurs n’ont plus besoin d'effectuer manuellement et laborieusement l'envoi de bons de commande à leurs fournisseurs : il leur suffit simplement de définir des alertes pour les niveaux de stock en deçà desquels des bons de commandes pré-remplis sont automatiquement transmis aux fournisseurs.
Une mise à jour des menus depuis une plateforme centralisée
Un changement de prix sur un plat du midi ? Un menu qui doit être entièrement mis à jour pour le service du soir dans toutes les enseignes ? Une gestion manuelle de ces mises à jour est chronophage et sujette à erreur, d'où l'importance de pouvoir gérer son menu de manière centralisée. Cette dernière offre des gains de temps considérables en évitant des déplacements ou une gestion fastidieuse de la mise en place des menus sur place.
Avec un système de caisse basé sur le cloud, les restaurateurs ont la possibilité d'ajouter et de modifier instantanément leurs menus depuis le back-office, ce qui se reflète automatiquement dans chaque point de vente.
Le groupe Fitz (5 adresses sur Paris) a considérablement réduit la mise en place de ces menus avec le système de duplication du logiciel de caisse : « à la mano, il nous aurait fallu minimum trois semaines pour créer et mettre en place nos menus : avec le digital, cela n’a mis que quatre jours », dixit Adrien Vallimamode, responsable des achats du groupe.
En outre, les prix peuvent être ajustés selon les canaux de vente (vente sur place, à emporter, livraison) et par site avec quelques clics : une garantie appréciable pour contrôle à distance des menus !
Des rapports de performance multi-sites à portée de main
Là encore, un logiciel de caisse multi-site est un outil indispensable pour suivre les indicateurs clés de performance pour ses établissements. Des ventes des produits les plus rentables et populaires aux performances du personnel en passant par les pourboires moyens générés par site, une caisse enregistreuse dernière génération doit compiler et synthétiser ces données dans des formats digestes et compréhensibles.
De nombreux outils foodtech se sont engouffrés dans la brèche ces dernières années et proposent des rapports de performance avancés pour aiguiller les restaurateurs dans leur prise de décision : qu’il s’agisse d’outils de réservation, de stock ou de gestion du personnel, ils ont tous en commun de relier chaque point de donnée pour formuler des recommandations opérationnelles concrètes.
En se connectant aux logiciels de caisse, toutes ces données agrégées permettent de disposer de retours sur d’éventuels emplacements moins performants - et de procéder à des ajustements (formation des employés, parcours client, gestion d’approvisionnement des stocks, composition des recettes, etc.)
C’est le cas par exemple de la Maison Guéret : avec 14 établissements, cette institution rouennaise s’est dotée de plusieurs outils parfaitement synchronisés et centralisés au sein d’une même plateforme : Easilys pour la gestion des commandes et suivi des coûts, Dood pour la mise en place d’un système de commande en ligne et de livraison et Otter pour la centralisation des flux de commandes (en ligne ou sur place).
Résultat : toutes les données du logiciel de caisse sont connectées en temps réel avec les intégrations, ce qui permet d’ajuster précisément le volume de commandes fournisseurs en fonction du coût et de la performance financière de chaque établissement et de faire partir toutes les commandes en cuisine grâce à la synchronisation.
En résumé, une gestion saine d’une chaîne multi-enseigne, de franchises ou de restaurants avec plusieurs emplacements présuppose de s'entourer d’outils tech robustes pour gagner en efficacité et libérer du temps au personnel. Qu’il s’agisse de gérer ses coûts matière première, la planification de ses stocks, la mise à jour des menus ou d’analyser ses performances, un logiciel de caisse tout-en-un représente une solution idoine pour combiner efficacité et performance.