Les voyageurs invités peuvent désormais choisir leurs options de voyage facilement et rapidement, et les entreprises peuvent bénéficier d’une visibilité renforcée et d’une meilleure conformité à la politique voyages
Les utilisateurs temporaires accèdent à une expérience de programme voyages complète, y compris une réservation en libre-service facile et une assistance d’urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Nouvelles améliorations pour ses fonctionnalités de voyageur invité
Les réservations effectuées par des organisateurs exécutifs de voyage pour des invités et d’autres voyageurs ont augmenté pour atteindre 33 % en 2022, contre 26 % en 2019. Grâce à l’amélioration des fonctionnalités en libre-service pour les voyageurs invités et à la flexibilité de la configuration selon le type d’invité, les organisateurs exécutifs de voyage auront plus de temps à consacrer aux autres priorités professionnelles et passeront moins de temps à gérer manuellement les voyages des personnes extérieures à l’entreprise.
La plateforme Egencia offre de nombreux avantages aux organisateurs exécutifs de voyage ou aux utilisateurs invités :
- Un libre-service simple : les voyageurs peuvent facilement s’inscrire via un lien d’invitation et réserver eux-mêmes sur la plateforme et l’application mobile, bénéficiant ainsi d’un accès facile à l’assistance, aux mises à jour sur les voyages et aux alertes
- Une meilleure visibilité : les voyageurs invités disposent désormais de leur profil personnel qui regroupe toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit, leur permettant ainsi de mieux gérer les risques et de bénéficier d’une meilleure visibilité grâce au Localisateur de voyageurs d’Egencia
- Une configuration flexible : les profils sont adaptés à différents niveaux d’accès, de sorte que les clients déterminent les services que les voyageurs invités peuvent utiliser, tels que l’affichage des itinéraires de voyages, l’obtention d’une assistance ou la réservation d’un voyage
- Un accès temporaire : la « durée de vie » des comptes invités est prédéfinie, réduisant la charge imposée aux Travel Managers en matière de suppression des comptes temporaires
- Une sécurité renforcée : réduction du risque de réservations frauduleuses grâce à un meilleur processus d’identification et d’authentification du voyageur invité
John Sturino, VP Product & Technology chez Egencia, explique : « Avec le nouveau monde du travail, nous assistons à une évolution des schémas de déplacement des entreprises. La réservation de voyages d’affaires pour des personnes extérieures à une entreprise ne cesse d’augmenter, qu’il s’agisse d’inviter des candidats à un poste pour un entretien en personne ou de faire appel à des sous-traitants. Nous fournissons des solutions de voyages d’invités à nos clients depuis des années et, en 2022, nous avons pris en charge plus de 800 000 voyages d’invités. Pour rendre l’expérience de réservation plus harmonieuse, nous avons conçu une expérience en libre-service qui permet aux entreprises de réserver des voyages pour leurs voyageurs invités de manière plus rapide et plus pratique. »
Dans le cadre d’un projet pilote mené en Amérique du Nord et en Europe, 20 clients ont contribué à influencer les nouvelles fonctionnalités destinées à atténuer certaines des problématiques liées à l’augmentation des volumes des réservations d’invités, au suivi des voyages et à la configuration des invitations. Bien que la solution de voyages d’utilisateurs invités soit disponible pour les clients depuis des années, les nouvelles fonctionnalités relatives aux voyages d’invités sont disponibles pour tous les clients d’Egencia, la majorité d’entre eux utilisant déjà les services invités avec un niveau d’engagement élevé.
Carol, Logistics Administrator, OSI Royaume-Uni : « Nous avons observé une accélération de nos besoins en matière de réservations d’invités, qui a été largement alimentée par nos sous-traitants. Les nouvelles fonctionnalités pour voyageurs invités d’Egencia ont contribué à rendre le processus de réservation nettement plus fluide pour les voyageurs invités, principalement parce qu’elles leur offrent une certaine autonomie. Ainsi, nos voyageurs d’affaires qui entrent dans la catégorie des invités peuvent bénéficier d’une expérience de voyage complète sans devoir surmonter d’obstacles techniques inutiles. »
Stacy Heck, Global Travel Manager, The Giorgi Companies : « Les nouvelles fonctionnalités de voyages d’invités d’Egencia accélèrent fortement le processus d’organisation des voyages pour les personnes extérieures à notre organisation. Nous avons, par exemple, des dizaines de membres d’équipes de projets temporaires, qui doivent se déplacer pour suivre une formation à l’étranger, mais également des candidats qui ont besoin d’un billet d’avion pour passer un entretien en personne. Il est maintenant possible d’effectuer plusieurs réservations simultanément, et les invités peuvent saisir eux-mêmes leurs informations personnelles. »
Dans le courant de l’année, Neo, la solution en ligne de gestion des frais de déplacements professionnels d’Amex GBT, procédera également à des améliorations afin de rationaliser davantage ses capacités de réservations d’invités. Les voyageurs invités pourront créer leur propre profil, ce qui soulagera les organisateurs exécutifs de voyage de cette tâche et permettra aux invités d’accéder plus rapidement aux solutions de gestion des voyages en libre-service.